Un sistema de gestión documental hace que sea fácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. Los documentos físicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas se pueden importar.
Incumplimiento de regulaciones: Las empresas pueden enfrentar sanciones por no cumplir con las normativas de conservación y gestión de documentos.
Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es alta. Los DMS solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma significant.
De esta forma consiguen desarrollar todo el potencial que permite la centralización de contenido y procesos de negocio.
Un gestor documental adecuado no solo mejora la gestión interna, sino que impulsa a las empresas hacia una mayor productividad y una mejor toma de decisiones.
Inversión full: Evaluar cuidadosamente las necesidades y considerar los costos de inversión y mantenimiento.
Cumplimiento y seguridad: incluye características avanzadas para asegurar la conformidad con normativas como el RGPD.
Se puede encontrar un gran número de sistemas para la gestión documental en el mercado. Algo como ‘el mejor DMS’ no existe, desafortunademente. Cada paquete software tiene características específicas, lo que significa que documentos digitales no todos los gestores documentales son adecuados para todas las organizaciones.
La nube prevalece como una alternativa rentable ya que elimina la necesidad de inversiones en infraestructura interna, un largo tiempo de espera para comprar e instalar components y software, y recursos continuos asociados con la actividad de mantenimiento.
Recursos disponibles para tareas estratégicas: No se necesita un equipo técnico interno para gestionar el sistema. Todo lo hace el proveedor del software, liberando tus recursos informáticos para otros proyectos.
La adopción de un DMS puede conducir a una reducción significativa de costes en varias áreas de la organización:
Investigación de Proveedores: Investigar los diferentes proveedores de DMS disponibles en el mercado y las características que ofrecen.
En cuanto estén claros cuáles son los requisitos, deseos y prioridades, un jefe de proyecto podrá ponerse a buscar el proveedor que tenga el paquete más adecuado y con un enfoque que se compagine bien con el de la organización.
Mientras que los métodos tradicionales dependen de procesos manuales propensos a errores y demoras, los sistemas automatizados garantizan eficiencia, seguridad y cumplimiento normativo en la gestión documental.